電子契約とは？仕組みと法的な有効性、導入の流れと選び方を図解
電子契約とは、紙の契約書に押印して郵送する代わりに、PDFなどの電子データに電子署名を付けて、インターネット上で契約を結ぶ方法です。
この記事では、電子契約の仕組みと法的な有効性、立会人型と当事者型の違い、導入の流れとサービスを選ぶときのチェック項目を図解します。
この記事は以下のような人におすすめ！
- 契約書の郵送や押印に手間を感じている人
- 取引先から電子契約を求められた人
- 電子契約サービスの選び方を知りたい人
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電子契約とは？紙の契約とのちがい
1-1. 電子契約は「電子データ＋電子署名」で結ぶ契約
契約書を印刷して製本し、押印して郵送し、相手の返送を待つ作業に、時間を取られていませんか？
取引先から「電子契約でお願いできますか」と言われて、何から調べればよいか迷っている方もいるでしょう。
電子契約は、契約書をPDFなどの電子データのまま扱い、紙の押印の代わりに電子署名を付けて締結する方法です。
締結した契約書は紙の原本ではなく、署名が付いた電子データとして保存します。
郵送のやりとりがなくなるため、相手がその日のうちに内容を確かめて同意すれば、その日のうちに締結できることもあります。
次の図は、紙の契約と電子契約の流れを、4つの段階で比べたものです。
紙の契約では、①で印刷と押印、②で郵送、③で相手の押印と返送、④で棚への保管という作業が続きます。
電子契約では、①で契約書のデータをサービスに登録し、②で相手にメールで確認を依頼します。
③で相手が画面上で内容を確かめて同意すると、電子署名が付けられます。
④の締結済みの契約書は、サービス上に自動で保管され、取引先名などで探せるのが一般的です。
紙の押印が「本人が確かに内容に同意した」ことを示すように、電子契約では電子署名がその役割を担います。
デジタル庁も、やりとりする相手やデータを信頼する助けとして、データが改ざんされていないことや本物であることを確かめられる仕組みが求められているとしています（参考1）。
電子契約は、そうした確かめられる仕組みを、契約書に取り入れたものといえます。
1-2. 紙の契約のままだと起きやすい4つの困りごと
紙の契約は慣れたやり方ですが、件数が増えるほど、見えにくい手間とリスクが積み重なります。
よくある困りごとを、次の図の4つにまとめました。
①は、郵送と押印の往復で、契約の締結までに時間がかかることです。
月末や期末に契約が集中すると、押印の回覧や発送の作業が、担当者に重くのしかかります。
②は、テレワークをしていても、押印のためだけに出社しなければならないことです。
③は保管と検索の手間で、過去の契約書を探すのに、棚やファイルを一つずつ確かめることになりがちです。
契約の更新日を見落として、意図せず自動で更新されてしまうといった失敗も起きやすくなります。
④は原本の管理で、紛失したり、どれが最新の版か分からなくなったりする心配があります。
紙の契約書は、誰かが後から差し替えたとしても、それを確かめる手段が限られている点にも注意が必要です。
担当者が異動や退職をしたときに、どこに何の契約書があるかが分からなくなるのも、紙の管理でよく聞く悩みです。
契約書の数が少ないうちは気にならなくても、取引先が増えるほど、こうした手間は少しずつ大きくなります。
こうした状態を放置すると、取引の開始が遅れたり、監査や問い合わせのたびに書類探しに追われたりする状態が続きます。
電子契約は、送る・同意する・保管するという3つの場面を、まとめて見直すための手段です。
電子契約の仕組み：電子署名・電子証明書・タイムスタンプ
2-1. 電子署名は「改ざんされていないこと」を確かめるしくみ
電子契約の中心にあるのが、電子署名です。
米国の標準化機関NISTの規格では、デジタル署名は、データの無断の変更を見つけ、署名した人を確かめるために使われると説明されています。
さらに、署名を受け取った人はそれを第三者に示す証拠として使えるため、署名した人が後から否定しにくくなるとされています（参考2）。
次の図は、電子署名を付けるときと確かめるときの流れを、6つの番号で示したものです。
①では、契約書の内容から「ハッシュ値」という短い値を計算します。
ハッシュ値は、内容が1文字でも違えばまったく別の値になり、値から元の内容を復元することはできないという性質を持っています。
②で、そのハッシュ値を、署名する人だけが持つ「秘密鍵」で署名します。
③で、契約書と署名をセットにして相手に送ります。
④〜⑥は受け取る側の作業で、まず④で、届いた内容から送る側と同じ方法でハッシュ値を計算します。
⑤では、署名した人が公開している「公開鍵」で署名を確かめ、署名したときのハッシュ値を取り出します。
⑥で、④で計算したハッシュ値と⑤で取り出したハッシュ値を比べ、一致すれば内容は署名したときのままで、途中で書き換えられていないと確かめられます（参考3）。
電子契約サービスを使えば、こうした計算は画面の裏側で自動的に行われるため、利用者が鍵やハッシュ値を意識する場面はほとんどありません。
技術に詳しい担当者がいない会社でも、仕組みの要点さえ押さえておけば、サービスの説明を読んで比べられるようになります。
鍵の仕組みをもう少し詳しく知りたい方は、デジタル署名の解説記事も参考にしてください。
電子署名のメリットとデメリットは、次の記事で詳しく解説しています。
2-2. 電子証明書と認証局が「誰の署名か」を保証する
電子署名で改ざんがないことは確かめられても、その公開鍵が本当に相手本人のものかは、別の方法で確かめる必要があります。
その役割を担うのが、電子証明書と、それを発行する認証局（CA）です。
認証局は、申し込んだ人が本人であることを確かめたうえで、電子証明書を発行します。
インターネットで使われる証明書の仕様では、証明書には持ち主の名前、持ち主の公開鍵、有効期間などが入ると定められています。
証明書には認証局の電子署名が付いていて、受け取る側はその署名を確かめることで、証明書が書き換えられていないことを確認できます。
受け取る側は、①認証局の署名が正しいか、②有効期間の内側か、③失効していないかを確かめます。
秘密鍵が漏れたおそれがある場合などは、有効期間の途中でも認証局が証明書を失効させ、失効した証明書の一覧（失効リスト）に載せます（参考4）。
こうした確認は、電子契約サービスや閲覧用のソフトが自動で行い、署名が有効かどうかを画面に表示してくれるのが一般的です。
当事者型の電子契約では、この電子証明書を使って、署名した人が誰かを確かめます。
電子証明書の種類や取得方法は、次の記事で詳しく解説しています。
2-3. タイムスタンプが「いつ存在したか」を示す
電子署名と電子証明書で「誰が・何に」署名したかは示せますが、「いつ」署名したかを示すのがタイムスタンプです。
①で、契約書のハッシュ値を、時刻認証局（TSA）と呼ばれる第三者に送ります。
このとき送るのはハッシュ値だけで、契約書の内容そのものは渡しません。
②と③で、TSAは信頼できる時刻の情報源をもとに時刻を付け、その時刻とハッシュ値をまとめて署名します。
④で返ってきたタイムスタンプを、契約書と一緒に保存しておきます。
⑤では、後からタイムスタンプを確かめることで、その時刻に契約書が存在し、その後に改ざんされていないことを示せます。
タイムスタンプの標準では、TSAは信頼できる第三者として、あるデータが特定の時刻より前に存在したことの証拠をつくる役割だと説明されています。
同じ標準では、証明書が失効したあとでも、失効より前に付けられた署名であることを確かめるのに使えるとも書かれています（参考5）。
電子証明書には有効期間があるため、長く保管する契約書ほど、タイムスタンプの有無が大切になります。
多くの電子契約サービスでは、電子署名と一緒にタイムスタンプも自動で付けられるため、利用者が個別に手配することは通常ありません。
サービスを比べるときは、タイムスタンプが付くかどうかと、長く保管しても署名を確かめ続けられる仕組みがあるかを、説明資料で確かめておきましょう。
電子契約の法的な有効性
3-1. 電子署名法が定める「本人の意思で作られた」という推定
「電子契約は本当に法的に有効なの？」という不安は、導入を考える方が最初に感じる疑問の1つです。
一般に、多くの契約は当事者の合意によって成立し、法律で書面が求められている場合などを除けば、紙や押印は必須ではないと説明されています。
そのうえで、電子文書が本当に本人の意思で作られたかを示す手がかりになるのが、電子署名法です。
デジタル庁によると、電子署名法は、契約書などの電子文書の作成者のなりすましや内容の改ざんを防ぐ電子署名について、法律上の定義や効力を定めた法律です。
この法律に基づき、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書は、真正に成立したもの、つまり本人の意思に基づいて作られたものと推定されます。
また、電子署名の正しさを確かめる認証業務のうち、一定の基準を満たすものは国の認定を受けられる制度があり、デジタル庁が所管庁として認定を行っています。
電子署名法は2001年4月1日から施行されていて、デジタル庁は、利用者の指示に基づきサービス事業者自身の署名鍵で暗号化などを行う電子契約サービスに関するQ&Aも公開しています（参考6）。
このQ&Aには電子署名法第3条（真正な成立の推定）に関するものもあり、立会人型のサービスを検討するときの基本資料になります。
自社で使う方式がどう位置づけられるかは、Q&Aの本文とサービス事業者の説明をあわせて確かめましょう。
電子署名法の全体像やメリットは、次の記事でも解説しています。
3-2. 電子化の前に確認したい契約の種類と保存のルール
電子署名法があるからといって、すべての契約をそのまま電子化できるとは限りません。
契約の種類によっては、書面での交付が法律で求められていたり、電子で交付するのに相手の承諾が必要だったりするものがあります。
また、電子でやりとり（送った・受け取った）した契約書のデータは、税法上の保存のルールの対象になることがあります。
代表的なのが電子帳簿保存法で、電子でやりとりした取引のデータをどのように保存するかが定められています。
保存の期間や検索できるようにする条件などの細かな要件は見直されることもあるため、国税庁の最新の案内や顧問の税理士に確認しましょう。
導入の前に確かめておきたいことを、次の表にまとめました。
| 確認すること | 具体的な内容 | 確認する先 |
|---|---|---|
| 契約の種類 | 書面での交付や相手の承諾が必要な契約か | 所管省庁の案内、弁護士 |
| 保存のルール | 電子でやりとり（送った・受け取った）した契約書のデータの保存方法 | 国税庁の案内、税理士 |
| 社内の規程 | 押印規程や文書管理規程との整合 | 社内の総務・法務 |
| 取引先の事情 | 相手の社内ルールで電子契約を使えるか | 取引先の担当者 |
自社だけで判断しきれない項目は、専門家や所管省庁の案内を確かめることが、あとで困らないための近道です。
取引先から電子契約を求められた場合でも、相手の事情を聞きながら、紙と電子を選べるようにしておくと安心です。
契約書のひな形を電子契約用に見直すときは、押印欄や署名欄の書き方を変える必要があるかも、あわせて確認しておくとスムーズです。
立会人型と当事者型のちがい
4-1. 立会人型と当事者型は「誰の署名鍵か」がちがう
電子契約サービスには、大きく分けて「立会人型」と「当事者型」の2つの方式があります。
ちがいは、契約書に付ける電子署名が、誰の署名鍵によるものかという点です。
立会人型は、利用者の依頼を受けて、サービス事業者が自分の署名鍵で電子署名を付ける方式です。
本人の確認には、メールアドレスに届いたURLから同意する方法などが使われるのが一般的です。
取引先が電子証明書を用意する必要がなく、サービスによってはアカウントの登録なしで同意できるため、相手の負担が小さいのが特長です。
デジタル庁が公開している「利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービス」のQ&Aは、この立会人型にあたるサービスを扱ったものです（参考6）。
当事者型は、契約する本人が、認証局から発行された自分の電子証明書を使って電子署名を付ける方式です。
証明書の発行時に本人確認が行われるため、厳格さを重視する契約に向いています。
一方で、取引先にも電子証明書を用意してもらう必要があり、相手の手間と費用が増える点は考えておく必要があります。
認証局の仕組みや種類については、認証局（CA）の解説記事で詳しく紹介しています。
サービスによっては、契約の重要度に応じて、立会人型と当事者型を使い分けられるものもあります。
どちらの方式かによって、取引先にお願いする準備や社内の手続きが変わるため、サービスを選ぶ前に方式を確かめておくことが大切です。
4-2. 紙・立会人型・当事者型を比べる
紙の契約と2つの方式を、導入を考えるときに気になる点で比べてみましょう。
| 比べる点 | 紙の契約 | 立会人型 | 当事者型 |
|---|---|---|---|
| 署名の方法 | 押印や手書きの署名 | 事業者の署名鍵で電子署名 | 本人の電子証明書で電子署名 |
| 本人の確認 | 印鑑や印鑑証明など | メールアドレスなど | 証明書の発行時 |
| 取引先の準備 | 印鑑と郵送 | 不要なことが多い | 電子証明書が必要 |
| 締結までの時間 | 郵送の往復が必要 | 早く進めやすい | 証明書の準備しだい |
| 向く場面 | 電子化に条件がある契約 | 日常の取引を手早く | 厳格さを重視する契約 |
表のとおり、どの方式にも向き不向きがあり、どれかが一方的に優れているわけではありません。
取引先の負担を抑えて、まず日常の契約から電子化したいなら、立会人型から始めるのが現実的な選択肢です。
厳格な本人確認が必要な重要な取引だけは、当事者型にするか紙のまま残すといった使い分けも考えられます。
紙のやりとりを続けるほど、郵送の待ち時間や保管の手間は、契約の数だけ積み重なっていきます。
使う方式を決めたら、その方式に対応したサービスを候補に挙げましょう。
法人向けの電子契約サービスの1つに、「ベクターサイン」があります。
広告主の案内では、料金を抑えやすいことや、セキュリティへの取り組みが紹介されています。
ただし本記事ではこれらを検証していないため、料金表、署名の方式、機能は公式サイトで確かめてください。
電子契約サービスを選ぶときのチェック項目
5-1. 料金・取引先の負担・保管など5つのチェック項目
方式が決まったら、次はサービスそのものを比べます。
料金表だけを見て選ぶと、導入後に「取引先が使いにくい」「探したい契約が見つからない」といった不満が出やすくなります。
次の図の5つの項目で、自社の使い方に合うかを確かめましょう。
①の料金体系は、月額の基本料金に、送信件数やユーザー数に応じた料金を組み合わせるサービスが多いため、自社の月の契約件数で試算することが大切です。
同じ月額でも、送信できる件数や使える機能がプランごとに違うことがあるため、上のプランに上げたときの費用も確かめておきましょう。
試算では、同じ契約書を複数の取引先に送る場合や、署名する人が複数いる場合に、件数をどう数えるかも確かめておきます。
年払いにすると月あたりの料金が下がるプランもあるため、まず月払いで試し、使い方が固まってから年払いを考えるのも1つの方法です。
②の取引先の負担では、相手がアカウントを作らずに同意できるか、操作の画面が分かりやすいかを確認します。
取引先に手間をかけるサービスだと、結局は紙の契約に戻ってしまうこともあります。
③の保管と検索では、取引先名、契約日、金額などで探せるか、契約の更新日を知らせる機能があるかを見ます。
送った契約書も受け取った契約書も、3-2で触れた保存のルールに沿って保管できるかを、サービスの説明で確かめておきましょう。
締結済みの契約書をまとめてダウンロードできるかどうかも、将来ほかのサービスへ移るときに大切になります。
④の権限と承認では、部署ごとに見られる契約を分けられるか、社内の承認を経てから送信する流れを作れるかを確認します。
⑤のAPI連携は、会計や販売管理などのシステムとつなげて、契約書の作成や送信を自動化できるかどうかです。
契約の件数が多い会社ほど、APIで連携できると手作業が減ります。
あわせて、通信の暗号化やログインのときの多要素認証など、セキュリティの対策も確かめておきましょう。
5-2. 自分でできる範囲と、サービスに任せる判断
「無料のPDFソフトとメールで、自分たちで何とかできないか」と考える方もいるでしょう。
次の図は、自分でできる方法とその限界、サービスに任せた場合のちがいを比べたものです。
①のように、PDFに印影の画像を貼るだけでは、誰が押したのかを後から示すのは難しくなります。
印影の画像は複製しやすく、改ざんされていないことを確かめる仕組みもありません。
②のメールで「同意します」と返信をもらう方法も、いつ、どの版の契約書に同意したのかが残りにくいという弱点があります。
③の共有フォルダでの保管は、件数が少ないうちは回りますが、検索や閲覧の権限の管理はすべて手作業になります。
多くの電子契約サービスでは、電子署名やタイムスタンプに加えて、送信・閲覧・同意の時刻の記録や、検索と権限の管理をまとめて提供しています。
契約が月に数件で、取引先も限られているなら、まずは紙とPDFの併用でもかまいません。
一方で、契約の件数が増えてきた、取引先から電子契約を求められた、監査や問い合わせに素早く答えたいといった場合は、サービスに任せたほうが手間とリスクを減らせます。
鍵や証明書、保管の仕組みを自社で一から用意するのは負担が大きいため、ここは専門のサービスを使うのが近道です。
判断に迷ったら、「月の契約件数」「取引先の数」「契約書を探す回数」の3つを書き出してみましょう。
どれか1つでも増えている、または今後増えそうなら、紙やメールの工夫だけで追いつくのは難しくなります。
早めに仕組みを整えておけば、契約が増えたときにも、担当者の負担が急に重くなるのを防げます。
こんな方はベクターサインの検討がおすすめ
- 郵送と押印のやりとりで、契約の締結に時間がかかっている
- テレワーク中も、押印のためだけに出社している
- 契約書が紙とPDFに分かれて、探すのに手間取っている
- 取引先から、電子契約での締結を求められた
電子契約の導入の流れ
6-1. 導入は6つのステップで小さく始める
電子契約は、いきなり全社のすべての契約を切り替えるより、小さく始めて広げるほうが失敗しにくくなります。
導入の流れを、次の図の6つのステップにまとめました。
①では、秘密保持契約など、件数が多く内容が定型的な契約から対象を選びます。
3-2の表で確かめたように、電子化に条件がある契約は、最初の対象から外しておくと安心です。
②では、誰が契約書を送信できるか、誰の承認が必要か、締結した契約書をどこに保管するかといった社内のルールを決めます。
押印規程や文書管理規程がある会社は、電子契約に合わせて見直しが必要かも確かめておきましょう。
ルールは最初から完璧を目指さず、試しながら見直す前提で決めておくと、導入の負担を抑えられます。
③では、5-1の5つのチェック項目でサービスを比べ、試用の期間や資料があれば、実際の画面で確かめます。
④は、1つの部署と数社の取引先だけで試し、操作で迷う点や社内の承認の流れの問題を洗い出す段階です。
⑤では、取引先に電子契約へ切り替えたい理由と手順を説明し、紙での締結も選べることを伝えます。
案内では、「メールに届くURLから内容を確かめ、同意のボタンを押すと締結できます」のように、相手がする操作を短く伝えると分かりやすくなります。
問い合わせ先の担当者名を添えておくと、相手も安心して切り替えを判断できます。
相手の社内ルールで電子契約を使えない場合もあるため、無理に切り替えを求めないことが、取引の関係を保つうえで大切です。
⑥では、対象の契約と部署を広げながら運用のルールを更新し、紙で保管している過去の契約書の扱いも整理します。
紙で保管している過去の契約書は、すぐに電子化しなくてもよく、更新の時期が来た契約から順に電子契約へ切り替えていく方法もあります。
導入の前後で、締結までの日数や郵送の件数を記録しておくと、効果を社内で説明しやすくなります。
押印のための出社や郵送の作業がどれだけ減ったかを数か月ごとに社内で共有すると、利用が広がりやすくなります。
よくある質問とまとめ
7-1. よくある質問
Q1. 電子契約は、紙の契約と同じように有効ですか？
多くの契約は当事者の合意で成立するとされ、電子署名法では本人による一定の要件を満たす電子署名がある電子文書は本人の意思で作られたと推定されますが、書面が求められる契約もあるため、種類ごとに確認してください。
Q2. 取引先が電子契約に慣れていない場合は、どうすればよいですか？
相手がアカウントを作らずに同意できるサービスを選び、手順の説明を添えたうえで、紙での締結も選べるようにしておくと受け入れてもらいやすくなります。
Q3. 立会人型と当事者型は、どちらを選べばよいですか？
取引先の負担を抑えて日常の契約を手早く進めたいなら立会人型、厳格な本人確認を重視する契約なら当事者型が向いており、両方を使い分けられるサービスもあります。
Q4. タイムスタンプは必要ですか？
タイムスタンプがあると、契約書がその時刻に存在し、その後に改ざんされていないことを示せるため、長く保管する契約書ほど付けておくと安心です。
Q5. 電子契約サービスの料金は、どのくらいかかりますか？
月額の基本料金と送信件数などを組み合わせた料金体系が多く、プランによって使える機能も違うため、自社の月の契約件数をもとに公式サイトの料金表で試算してください。
7-2. まとめ
電子契約とは、電子データの契約書に電子署名を付けて、インターネット上で結ぶ契約です。
電子署名は改ざんがないことを、電子証明書は誰の署名かを、タイムスタンプはいつ存在したかを示します。
電子署名法では、本人による一定の要件を満たす電子署名がある電子文書は、本人の意思で作られたものと推定されます。
ただし、電子化に条件がある契約や税法上の保存のルールもあるため、導入の前に確認しておきましょう。
方式には、取引先の負担が小さい立会人型と、厳格さを重視する当事者型があり、契約の重要度で選びます。
サービスは、料金体系、取引先の負担、保管と検索、権限と承認、API連携の5つで比べましょう。
紙と電子を併用しながら取引先の理解を得て、少しずつ対象を広げていけば、無理なく切り替えられます。
まずは、自社でいちばん多い契約を1つ選び、小さく試すところから始めてみてください。
